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    企業知識產權貫標的八大流程階段

    作者: 編輯: 來源: 發布日期: 2019.08.31
    企業知識產權貫標工作應當嚴格按照“戰略導向”、“領導重視”和“全員參與”的三原則進行,從整個貫標流程而言,大致可以劃分為如下八個階段:

    1.啟動
    啟動階段,即企業正式啟動進行企業貫標,一般由企業最高管理者組織管理層召開貫標啟動大會,正式啟動貫標工作。在貫標啟動階段,企業內部可以成立貫標小組,指派貫標人員,并制定出較為詳細貫標工作時間計劃表;為后續貫標工作明確時間期限。另外,在此階段內,企業還可明確是采取委托外部輔導機構協助開展貫標工作還是完全自主開展貫標工作。

    該階段所需時間建議用時在5-10個工作日。

    2.調查診斷
    調查診斷,即由貫標小組組織調查收集企業知識產權管理的現狀,包括對企業的組織構架、職能分配情況、現有知識產權信息、已有知識產權相關制度和流程管理等信息進行調查收集;以及對企業各部門領導和員工進行調研,了解部門領導以及員工對知識產權管理的認識程度以及他們對知識產權管理的一些建議意見等。最后根據調查結果,出具相應的診斷報告,總結企業知識產權管理的現狀并指出企業在知識產權管理過程中存在的問題和不足,同時可給出企業建立知識產權管理體系的初步建議。

    該階段所需時間建議用時在10-15個工作日。前期3-5個工作日由貫標小組制作調查問卷、協調安排各個部門的調研時間等,然后組織進行問卷調查和調研工作,最后用3-5個工作日收集并整理所有調查問卷結果,撰寫診斷報告。

    3.構建體系
    構建體系,即制定企業知識產權方針、目標以及知識產權管理的整體職能架構;需要由最高管理者及企業的領導層參與討論決定。知識產權方針是引導企業前進的方向,制定時應當結合公司實際情況,制定出符合公司發展方向的知識產權方針。知識產權目標,是指企業通過一定時期的知識產權工作想要取得的成績;在制定知識產權目標時一般可分并制定出年度目標、3-5年的近期目標和遠期目標。職能架構,則是明確企業各部門的知識產管理職責,使各個部門在知識產權管理過程中能夠職責明確。另外,在明確職能架構的過程中,可考慮是否單獨設立知識產權管理部門,并且配備部門管理人員。

    該階段所需時間建議用時在5-10個工作日。其中,企業知識產權方針、目標以及知識產權管理的整體職能架構建議由最高管理者及企業的領導層參與討論決定;若確有困難,可由貫標小組提出初步的方案,然后由領導層討論決定。

    4.文件編制
    文件編制,即是按照《規范》的要求,編制符合企業實際生產活動的知識產權管理所需文件。管理文件一般包括知識產權管理手冊;知識產權管理制度、程序和知識產權管理表單等三個主要文件。知識產權管理手冊是便于全體員工閱讀并獲知企業知識產權管理體系內容以及企業相關知識產權管理制度的文件,對于部分管理制度可通過編制單獨的制度文件對手冊進行補充完善。知識產權管理程序則是寫明對知識產權的獲取、維護、運營和保護等具體知識產權活動過程進行的控制,以明確相關過程中由誰來做?做什么?何時做?怎么做?等具體事宜。知識產權管理表單則是在企業知識產權活動中需要使用的表單文件,以記錄知識產權活動。

    該階段所需時間建議用時在1-2個月。前期可編制形成初步的文件或者借鑒標準的模板形式,然后根據企業自身的組織架構和實際情況進行相應修改調整;調整過程中應當與相應的部門進行溝通,確保所形成的文件符合各部門的實際情況。知識產權管理手冊的編制應當大致與《規范》的內容相一致,若有企業不涉及的活動內容,可以適當聲明刪減。對于具體的一些管理制度可以通過編制單獨的制度文件進行補充,手冊中進行相應的引用即可。知識產權管理程序按照規范要求,應當至少包括10個基本程序文件,即在《規范》的條款中出現有“應編制形成文件的程序”內容的條款均應當編制形成相應的程序文件。

    5.發布和宣貫
    發布和宣貫,即是在最終制定好相關管理體系文件后,由企業最高管理者組織召開宣貫大會,以正式發布企業貫標活動,發布企業的知識產權方針、目標,任命知識產權管理者代表,頒布整套知識產權管理文件。由知識產權職能部門向企業各部門下放知識產權管理文件,知識產權職能部門應對其余各部門進行相應的貫標指導或培訓,以使各部門以及相關人員能正確理解和執行管理文件的規定。

    該階段所需時間建議用時在3-5個工作日。組織召開宣貫大會后,進行體系文件下發即可;體系文件下發可以是裝訂成冊的紙件文件,也可以是電子檔文件,電子檔文件建議用PDF文件。下發紙件文件的體系文件時應當有下發編號和下發記錄。

    6.實施運行
    實施運行,即在文件發放和宣貫后,企業正式開始實施運行整體知識產權的管理體系。各部門應當嚴格按照體系的要求進行相關的知識產權活動,填寫并保留相應的記錄表單以形成知識產權活動記錄。在實施運行過程中,各部門可以收集運行過程中所遇到的問題以及對體系的建議,為后續對體系進行不斷的改進和完善,以更加符合企業自身實際情況。

    該階段所需時間建議用時在3-6個月。通常要求不得少于三個月,只有足夠時間的實施運行,才能讓各個部門盡量充分地接觸到各項知識產權活動。

    7.內部評審
    內部評審,即企業應在知識產權管理體系實施運行一段時間后,通常為不少于三個月后,自行組織對企業內部各部門運行情況的評審。通過內部評審以發現在實際運行過程中出現的不符合情況,以針對不符合情況及時糾正或者提出改進建議,使知識產權管理體系能夠不斷完善,更加符合企業實際生產活動。

    該階段所需時間建議用時在15-20個工作日。內部評審需要組建評審組,制定評審計劃、召開內部評審會議、組織針對各個部門的評審活動、最后形成內部評審報告。針對不符合情況,還需要制定糾正計劃或者改進建議,并后續監督實施情況。

    8.管理評審
    管理評審,即由企業最高管理者組織召開就企業知識產權管理體系的有效性、適宜性、充分性以及針對方針的貫徹情況,目標的完成情況等進行管理評審。管理評審過程中可針對知識產權管理體系的整體情況提出修訂意見。

    該階段所需時間建議用時在3-5個工作日。管理評審需由企業最高管理者組織,制定評審計劃、召開內部評審會議、最后形成管理評審報告。

    上述八個階段的貫標工作程序,大致用時為6-12個月;經過各階段的工程程序后,企業基本已經完成一個標準的P-D-C-A循環,基本已經形成了一套涉及企業研發、采購、生產、銷售、宣傳、合作、進出口貿易等各個經營活動的知識產權管理體系,各個部門基本了解了本部門的知識產權工作內容;后續只需要持續按照體系要求執行知識產權活動并對體系進行不斷地修改完善,即可逐漸地提高和規范企業的知識產權管理能力,使得企業在知識產權的獲取、維護、運營和保護等活動中的管理也更加高效。

    最后,企業在上述各階段的知識產權貫標工作完成后,即可準備相關材料,向知識產權認證公司提出貫標認證申請。

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